Agile in pratica

Marshmallow Challange! Una sfida per capire l’importanza della prototipazione.

Il Marshmallow Challenge è uno degli esercizi più divertenti e utili che si possano incontrare all’interno dei moderni workshop aziendali. L’obiettivo è chiaro, le regole sono semplici e il risultato pieno di sorprese.

Obiettivo: costruire la più alta struttura autoportante in 18 minuti utilizzando i seguenti materiali:

  • 20 spaghetti
  • 1 metro di nastro adesivo
  • 1 metro di spago
  • 1 marshmallow

E il marshmallow deve essere la parte più alta della struttura.

Detta così sembra semplice, vero?

Bè, ho visto le migliori menti delle più disparate aziende multinazionali imbarcarsi in questa sfida senza riuscire a costruire qualcosa che possa lontanamente definirsi “struttura autoportante”!

Ma andiamo per gradi.

In ogni workshop che si rispetti potete trovare diversi esercizi che hanno come scopo sia la coesione del team sia la scoperta di interessanti lezioni sulle moderne strategie di business. Un esempio è il Cynefin Lego Game di cui ho già scritto in precedenza.

Tra questi esercizi, uno particolarmente divertente (sentire gli americani pronunciare “spaghéri” è impagabile!) è proprio il Marshmallow Challenge. Vediamo in cosa consiste esattamente e cosa possiamo imparare durante la sua esecuzione.

Impostare il challenge.

Prendiamo dai 45 ai 60 minuti di tempo all’interno di un workshop per una sessione dedicata al challange. Dividiamo la platea in team di non più di 6 persone (meglio 4). Vi posso assicurare che sopra le 6 persone il vostro team si dividerà in sotto team più piccoli e svolgerà lavori paralleli.

Distribuire i materiali.

Preventivamente preparati, distribuiamo a tutti i team gli stessi materiali. Eccoli:

  • 20 spaghetti n. 5 crudi. Non utilizzate i capelli d’angelo o i bucatini (i primi troppo sottili i secondi troppo spessi), non cuocete gli spaghetti!
  • 1 metro di ‘nastro carta’ (per capirci quello utilizzato dagli imbianchini per tinteggiare correttamente). E’ facilmente tagliabile anche con le mani e si riesce a staccare senza troppo sforzo.
  • 1 metro di spago classico da pacchi (volendo anche quello da cucina va bene). L’importante è che si riesca a tagliare con una forbice.
  • 1 marshmallow classico, non i mini marshmallow, non quelli grandi. Deve essere il classico marshmallow, non abbrustolito, dall’aspetto soffice e leggero.

Aggiungete anche una forbice, qualche post-it, dei pennarelli a punta grossa e una whiteboard (strumenti sempre utili per prendere appunti e … fare studi di ingegneria edile).

Spiegare le regole.

Forniamo regole semplici e chiare per tutti. L’obiettivo finale l’abbiamo dato, ma aggiungiamo qualche dettaglio per i più “furbetti”.

Il vincitore è il team che crea la struttura più alta, misurata dalla base su cui poggia (tipicamente il tavolo) alla cima (ossia la fine del marshmallow). La struttura non può essere attaccata a qualcosa e non può essere sostenuta da nessun altro supporto se non  uno dei materiali iniziali, pena la squalifica del team.

Il marshmallow deve essere la parte più alta della struttura. Nessun altro materiale deve essere più in alto del marshmallow, pena la squalifica.

E’ possibile utilizzare tanto materiale di quello disponibile quanto si vuole, non ci sono limiti in tal senso. E’ possibile anche modificare la dimensione degli spaghetti rompendoli, così come del nastro e dello spago.

La fase di costruzione vera e propria dura 18 minuti. Alla fine del conto alla rovescia (un countdown ben visibile a tutti deve essere disponibile in qualche forma) nessun partecipante può sostenere la struttura. Pena la squalifica del team. La struttura deve essere autoportante nel tempo (quindi non deve cadere appena la mollate!).

Alla fine della spiegazione, accertatevi che tutti abbiamo capito le regole. Spendete qualche minuto a rispondere alle varie domande in modo che non vi siano dubbi.

Cominciare la sfida…

E’ tempo di far partire il conto alla rovescia! Man mano che la sfida entra nel vivo girate tra i tavoli per verificare come stanno procedendo, cercando di ricordare qualche regola che vi sembra sia stata tralasciata da questo o quel team.

Poiché tutti saranno concentrati nella realizzazione della struttura, date evidenza dello scorrere del tempo. Più si avvicina la scadenza più ravvicinati dovranno essere i vostri reminder.

Cercate di motivare i team con una rivalità costruttiva. Si tratta di un esercizio che può creare gruppo non solo all’interno di un team ma anche tra i diversi team. Date evidenza degli obiettivi o dei fallimenti dei vari team, senza nascondere nulla.

… e terminarla.

Allo scadere del conto alla rovescia chiedete a tutti i partecipanti di non toccare più la struttura e di sedersi attorno al proprio tavolo.

Una prima cosa che vedrete accadere sarà… il crollo delle strutture NON auto sufficienti! E ci saranno, statene certi. Con grandi “cade cade cade!” da parte di tutti i partecipanti!

Quindi procedete alla misurazione delle strutture stabili rimaste per decretare il team vincitore. L’attesa crescerà e gli applausi per il vincitore saranno il culmine del vostro esercizio.

In conclusione

Dopo aver riportato la calma e scattato qualche foto alle strutture e al team vincente, chiudete la sessione con alcune importanti considerazioni. Utilizzate una presentazione ed un proiettore, in modo che tutti possano vedere.

Organizzazione del lavoro

Quello che è accaduto nella maggior parte dei team probabilmente sarà quanto segue:

Fase Orientativa, durata circa 2 minuti e 30 secondi. E’ il momento iniziale in cui si ci guarda e si cerca come condurre il gruppo. Si fanno considerazioni di base sull’esercizio e sulle complessità.

Fase di Planning, durata circa 3 minuti e 30 secondi. Si comincia a fare un piano di lavoro, si esplorano teoricamente le diverse possibilità e si decide quali di esse funzionerà.

Fase Costruttiva, durata circa 10 minuti. La vera e propria realizzazione della struttura. Si mette in pratica (o quanto meno si prova) il piano scelto nella fase precedente.

Fase Finale, durata circa 2 minuti. Alla prova dei fatti, due possibili esiti: “WOW” e “OH-OH!” La struttura è auto portante oppure collassa miseramente.

Se per la maggior parte dei gruppi questo è stato l’approccio siete nel caso più classico. Se qualche team si è mosso in maniera diversa allora avrete interessanti spunti per continuare le spiegazioni.

Chiedete ora ai partecipanti quale categoria di persone, secondo loro, riesce a performare peggio e chi a performare meglio in questo esercizio. E qui la prima sorpresa: chi performa peggio solitamente sono i neolaureati delle Business School, chi performa meglio invece sono i bambini dell’asilo!

Questo semplicemente perché i primi spendono molto più tempo nella fase di analisi teorica e solo dopo procedono con la realizzazione di un piano che ritengono il migliore e sicuramente di successo, ma che nella maggior parte dei casi non lo è, poiché non hanno preso in considerazione tutte le possibili variabili costruttive.

Invece i secondi si lanciano immediatamente nella realizzazione, provando e riprovando non appena verificano qualche problema nella realizzazione. Utilizzano quindi tutto il tempo a disposizione per la fase costruttiva in un ciclo di Propotipazione e Raffinamento che li porta a migliorare ad ogni ciclo per arrivare ad una soluzione valida.

Altre lesson learned

Cos’altro possiamo verificare dall’esercizio:

Sicuramente l’interdisciplinarietà dei team (cross-functional team) aiuta nel raggiungimento dell’obiettivo. L’unione di risorse con skill più specializzati, insieme a risorse con skill organizzativi riesce a dare il meglio rispetto a team mono funzionali. Skill più specializzati insieme a skill di facilitazione portano al successo. Presi singolarmente invece non otteniamo gli stessi risultati.

Gli incentivi contano! C’è una forte differenza negli esiti dell’esercizio se svolto con o senza un premio finale. Sembra infatti che i team diventino molto più produttivi, passando subito all’approccio di prototipazione e raffinamento, se stimolati con la promessa di una somma in denaro al primo classificato.

E adesso alcune foto dall’ultimo Marshmallow Challange!

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